Web会議に招待された場合の準備や参加方法について紹介する。会社によって使用しているWeb会議システムが異なっていると思われる。自前のWeb会議システムでできればよいが、会社の環境によってはできるできないがあり、両者の調整によってどのWeb会議システムを使用するか決めているだろう。
そこで、自社で使用していないWeb会議システムを使用する場合の準備について紹介する。直前にバタバタしないように事前に準備しておこう。
ここでは、パソコンでのWeb会議の参加方法について紹介する。
Web会議の種類
最近主流の下記のWeb会議システムについて紹介する。
下記のようにアプリインストールが不要でWebブラウザでできるものと、アプリをインストールしなければいけないものがある。
| 種類 | Webブラウザで可能 | クライアントアプリ | アプリインストール | アプリダウンロード先 |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Teams | ○ | 有 | 不要 | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/download-app |
| Zoom | × | 有 | 必要 | https://zoom.us/download |
| Google Meet | ○ | 無 | 不要 | |
| Cisco Webex Meetings | × | 有 | 必要 | https://www.webex.com/ja/downloads.html |
基本的な考え方
基本的な考え方として、招待する側がアカウントを持っていれば、招待される側はアカウントは必要ない。
Web会議を行なう準備の流れ
＜事前準備＞前日以前
- 先方から会議への招待メールをもらう
→その会議のリンク（URL）をもらうことがポイント - Web会議に参加する機器すべてに１．の内容を共有する
→会議室の会議用PCなどの共有PCを使う場合はそこへの共有も忘れずに - クライアントアプリが必要なWeb会議システムの場合は事前にインストールする
- インストールするには、会議のリンクをクリックする。または、Web会議システムのサイトでダウンロードしてインストールする。※上記アプリダウンロード先参照
- 実際に行う場所・機器にて、Web会議に参加できることを確認する
- カメラ・音声が先方に伝わるか確認や、資料共有する場合は画面共有の方法を確認する
＜実施＞当日
- 事前準備で実施したときと同じようにWeb会議に参加する
→カメラマーク、マイクマークの場所をクリックして、ON／OFFを切り替える